読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

600000007

プログラムと折り紙のブログです。

Scala Conferenceスタッフやってみた(謝罪あり)

3/2(日)、Scala Conference in Japan 2013が開催されました。
私はスタッフとして準備に奔走していましたが、無事終了しほっとしております。
多くの方にご来場頂き、誠に感謝です。

そんな中で、次はスタッフを手伝いたい!という声を多数聞いたので、参考までに実際のスタッフ業務とはどんな感じだったのかをまとめておきたいと思います。


謝罪

まずは謝罪から。
メイン会場が寒いという情報はキャッチしていたのですが、なかなか改善できませんでした。
実は空調設備の使い方を勘違いしていて、ずっと空調がOFFになっていました。
申し訳ございませんでした。

どんな仕事?

期間は?

2012年7月21日(土) からスタートしました。
現在も後処理が進行中です。

どれくらい時間を取られるの?

ミーティング

ミーティングは全8回行いましたが、全員が毎回出席した訳ではありません。
恐らく全部出席したのは座長と副座長だけではないでしょうか?
他のメンバーはまちまちです。

忙しい時期は?
  • 初期:会場選定
  • 中期:スポンサー対応、ゲスト招致、広報など
  • 後期:全担当
1日のうちどれくらい作業したの?

これも担当内容によってまちまちですが・・・
毎日メール書いたりサイトを更新したりしている人もいれば、短期間集中で担当タスクを片付けて終わり、という人もいました。
私の場合は、後期は平均毎日30分程度(共有情報のチェック、外部とのメール、会場設計)タスクに時間を割いてました。

前日・当日スタッフ

ここまでの説明はコアメンバーのケースです。
その他にも、前日・当日のみ手伝うという方法もあります。
今回は7名の方に前日・当日スタッフとして参加して頂きましたが、大変助かりました。

どんな仕事があるの?

  • 前日まで
    • 会計
    • 会場選定、デザイン
    • スポンサー対応
    • ゲスト招致
    • プログラム作成
    • サイト作成
    • ノベルティ作成
    • ランチ手配
    • 懇親会手配
    • チケット販売
    • 翻訳
    • 広報
    • etc
  • 当日
    • 会場(司会、質問マイク、スピーカー対応など)
    • 受付(チケット確認、ノベルティ配布、ランチ配布など)
    • 会場設営、撤収
    • 翻訳(リアルタイム翻訳tweet)
    • 案内
    • 撮影(動画撮影、写真撮影)
    • etc
  • 終了後
    • アンケート集計
    • 会計
    • 広報
    • etc

どうやって情報共有したの?

  • ミーティング
  • メーリングリスト
  • co-meeting
  • GitHub

仕事の流れは?

あれやらなきゃね -> じゃあ僕やります -> ... -> 終わりました  -> ...
あれやらなきゃね -> じゃあ僕やります -> ... -> すいません忙しくてできません -> じゃあ代わりにやります

最終的にはチームでなく個人にタスクを割り振る形に落ち着きました。

全部自分達でやるの?

受付、ロゴデザイン、撮影、アンケート集計などは業者に依頼しました。

お金はどこから?

全部スポンサー様の支援を元に活動しています。

スタッフは何者?

どんな人達がやってるの?

Scala好きプログラマーです。
JSAも作りました。

Scala詳しくないけど大丈夫?

初心者でもOKです。

英語できなくでも大丈夫?

大丈夫です。
英語が必要なタスクは、堪能な方々にお願いしました。
開催直前のスタッフ募集では英語が必要といったニュアンスでしたが、タイミング・リソース的にそういった人材だとよりありがたかっただけで、全員に英語必須という訳ではありません。

なんでスタッフやったの?

私の場合は、生活に変化が欲しかったのと、Scalaが広まって欲しいという思いからです。

メリットは?

  • 交友広がった
  • 盛り上がりの輪の中に居れた
  • やり遂げた感は異常

懇親会では気持ち悪いぐらいスタッフ同士褒め合いました。

お金貰えるの?

ボランティアです。

次回は?

次はあるの?

未定です。座長(@kmizu)の言葉を待て!

どうやって参加するの?

次回があるとしたら、座長がまた募集すると思います。座長の言葉を待て!
途中参加、前日・当日参加のみもOKです。